Er komt een moment dat je een factuur moet sturen naar de overheid – en dan hoor je ineens over “e-facturatie”. Misschien denk je: “Weer zo’n digitale trend waar ik achteraan moet hollen.” Geen paniek! E-facturatie is niet eng, het is gewoon de nieuwe manier waarop de overheid wil dat facturen worden aangeleverd. En ja, daar zit een logica achter. Laten we er samen even induiken, met een glimlach.
Waarom de overheid e-facturatie wil
De overheid is dol op efficiëntie. Alles wat sneller, veiliger en goedkoper kan, krijgt een dikke duim omhoog. Daarom werd e-facturatie ingevoerd. In plaats van honderden pdf’s handmatig te verwerken, kunnen overheidsdiensten met e-facturen gegevens automatisch in hun systeem lezen. Dat bespaart tijd, papier en vooral frustratie.
Voor jou als ondernemer is dat eigenlijk ook een zegen. Je facturen raken minder snel kwijt, betalingen verlopen soepeler en de administratie wordt een pak overzichtelijker. En geef toe, niemand heeft zin om drie weken later nog te checken of een factuur “al in behandeling” is.
Dus, als je zaken doet met een overheidsinstelling, is het handig om te weten wat er nu precies verwacht wordt. En dat brengt ons bij de hamvraag: Is e-facturatie verplicht? Ja, in veel gevallen wel – zeker bij overheidsopdrachten. Het hangt af van wie je factureert en welk systeem ze gebruiken.
Wanneer e-facturatie echt verplicht is
De verplichting tot e-facturatie geldt vooral voor leveranciers van overheidsinstellingen op federaal, Vlaams, Waals of Brussels niveau. Sinds enkele jaren moeten bedrijven die werken met overheidsopdrachten hun facturen via het Peppol-netwerk indienen. Dat is een beveiligd systeem waarmee e-facturen automatisch op de juiste plek terechtkomen.
Klinkt ingewikkeld? Valt goed mee. De meeste moderne boekhoudprogramma’s kunnen gewoon e-facturen via Peppol versturen, zonder dat je zelf technische kennis nodig hebt. Jij vult je factuur in, drukt op “verzenden”, en klaar is kees.
Zelfs kleine leveranciers worden stilaan meegetrokken in deze golf van digitalisering. Veel gemeenten en lokale besturen stappen over op e-facturatie omdat het simpelweg efficiënter is. Dus, als je nog dacht te kunnen ontsnappen aan deze trend: sorry, het komt eraan, en sneller dan je denkt.
Wat als je nog geen e-facturatie gebruikt
Misschien denk je nu: “Ik werk al jaren met pdf-facturen, waarom veranderen?” Het antwoord is simpel: omdat de overheid ze op termijn niet meer zal aanvaarden. Handmatige verwerking van pdf’s kost tijd, en dat is precies wat e-facturatie oplost.
Als je nog geen systeem hebt dat e-facturen ondersteunt, is dit hét moment om actie te ondernemen. Je hoeft geen dure software te kopen – veel boekhoudprogramma’s bieden het al aan. Vraag het even na bij je boekhouder of check de instellingen van je facturatieplatform.
Het goede nieuws is dat de overgang meestal soepel verloopt. Binnen een paar dagen ben je gewoon bezig met e-facturen alsof je nooit anders hebt gedaan. En eerlijk, het voelt best goed om wat digitaal slimmer te worden dan de rest.
Wat de toekomst brengt voor ondernemers
De kans is groot dat e-facturatie binnenkort niet alleen verplicht zal zijn bij de overheid, maar ook tussen bedrijven onderling. Europa wil één groot, gestroomlijnd systeem waarin elke factuur digitaal en veilig wordt verwerkt. Minder papier, minder fouten, meer automatisering.
Dat klinkt misschien een beetje futuristisch, maar het biedt ook voordelen. Denk aan snellere betalingen, minder misverstanden en beter overzicht in je administratie. Bovendien kun je alles integreren met je boekhouding, wat betekent: minder saaie taken, meer tijd voor de leuke dingen.
Kortom, de toekomst van factureren is digitaal, en de overheid is gewoon de eerste die dat heeft door. Dus als je nog twijfelt: het is misschien tijd om die pdf’s vaarwel te zeggen en voluit mee te gaan in de wereld van e-facturatie.
